- 社名
- 株式会社マクアケ様
- 業種
- 新商品及び新サービスの応援購入プラットフォーム「Makuake」を中心とした各種支援サービスの運営
- 企業の研究開発技術を活かした製品プロデュース支援事業
- 設立
- 2013年5月
- 従業員数
- 200名（2022年12月現在）
- URL
- https://www.makuake.co.jp/
従業員が安心できる BCP を策定
ハイブリッドワークでも安否確認を迅速に
「世界をつなぎ、アタラシイを創る」というミッションのもとプロジェクト実行者（事業者）と応援購入するサポーター（消費者）をつなぐ応援購入サービス「Makuake」を提供している株式会社マクアケ。
災害時に従業員の安否確認を正確に早く行うために導入したのが「安否確認サービス 2」です。
今回は「安否確認サービス 2」を選んだ理由や導入後の効果、今後の運用などについて総務担当の田中さんと IT 戦略チームの山田さんにお話を伺いました。
企業の規模拡大に伴って災害時の安否確認の体制を再考 Google フォームと Slack の運用から安否確認サービス 2 に切り替えた
ー事業内容について教えてください。
山田さん
メイン事業として、応援購入サービス「Makuake」を運営しています。
そこを通して実行者がアタラシイものやサービスづくりへの挑戦のストーリーを、一般ユーザーであるサポーターに伝え、共感したサポーターが新商品や新サービスを応援購入するというプラットフォームです。加えて、海外から応援購入を受け付ける「Makuake Global」も展開しています。
また、「Makuake」で成功した商品だけを販売している EC サイト「Makuake STORE」も提供しています。そちらでは、「Makuake」のプロジェクトで目標としていた応援購入総額を達成し、実際に商品化したものを通常の EC サイトのように購入できるシステムとなっています。
基本的に、商品はそちらのサイトで購入していただく形なのですが、実店舗で「Makuake」の製品が展示・販売される「Makuake SHOP」も全国展開しています。東急ハンズ名古屋店や伊勢丹新宿店、エディオン京都四条河原町店など全国約 10 店舗で展開しており、商品を実際に手に取ってご覧いただけます。
そこを通して実行者がアタラシイものやサービスづくりへの挑戦のストーリーを、一般ユーザーであるサポーターに伝え、共感したサポーターが新商品や新サービスを応援購入するというプラットフォームです。加えて、海外から応援購入を受け付ける「Makuake Global」も展開しています。
また、「Makuake」で成功した商品だけを販売している EC サイト「Makuake STORE」も提供しています。そちらでは、「Makuake」のプロジェクトで目標としていた応援購入総額を達成し、実際に商品化したものを通常の EC サイトのように購入できるシステムとなっています。
基本的に、商品はそちらのサイトで購入していただく形なのですが、実店舗で「Makuake」の製品が展示・販売される「Makuake SHOP」も全国展開しています。東急ハンズ名古屋店や伊勢丹新宿店、エディオン京都四条河原町店など全国約 10 店舗で展開しており、商品を実際に手に取ってご覧いただけます。
ー導入を検討した理由は何でしたか？
田中さん
総務は人事本部の中に属しており、社員の職場環境をより良くしていくことを目的としています。社内向けに業務改善を推進していくのですが、その中で安否確認もミッションの 1 つとなっています。
今回、私含め総務や労務中心に話し合ってきたのですが、基本方針として「従業員の安全を守る」「自社の経営を維持する」「顧客からの信用を守る」ということを 3 本柱に定め、災害が起きた際に社員がどういう状況にあるのか、事業を継続するためにどれだけの人数が動けるのかといった情報を迅速に把握するために「安否確認」を第一ステップとして考え、トヨクモの安否確認サービス 2 を導入しました。
今回、私含め総務や労務中心に話し合ってきたのですが、基本方針として「従業員の安全を守る」「自社の経営を維持する」「顧客からの信用を守る」ということを 3 本柱に定め、災害が起きた際に社員がどういう状況にあるのか、事業を継続するためにどれだけの人数が動けるのかといった情報を迅速に把握するために「安否確認」を第一ステップとして考え、トヨクモの安否確認サービス 2 を導入しました。
山田さん
IT 戦略チームとしては、社内の全てのパソコン、アカウント管理、業務改善から問い合わせへの対応まで IT でできること全てをサポートするということをミッションとしています。どちらかというと、社内の人向けに IT 技術を使って改善させるというイメージですね。
もともと、災害時の安否確認は Google フォームで作成した安否確認フォームを Slack でオールメンションし、各自回答してもらうという流れでした。当時は社員数が 100 名未満と少なかったのでどうにか把握できていたのですが、徐々に規模が拡大してきたこともあり、色々な手段で安否が確認できる、かつ安定しているシステムを導入しようということで、トヨクモの「安否確認サービス 2」を選びました。
もともと、災害時の安否確認は Google フォームで作成した安否確認フォームを Slack でオールメンションし、各自回答してもらうという流れでした。当時は社員数が 100 名未満と少なかったのでどうにか把握できていたのですが、徐々に規模が拡大してきたこともあり、色々な手段で安否が確認できる、かつ安定しているシステムを導入しようということで、トヨクモの「安否確認サービス 2」を選びました。
地震だけではなく洪水、パンデミックも視野に入れた運用も視野に
ー Google フォームと Slack を使った安否確認に課題はありましたか？
山田さん
1 番大きいのが、Google フォームの場合は一方通行になってしまうという点ですね。対象者何名のうちどれくらいの割合で回答されているのか、人数が増えてくると把握するのが難しくなります。今回の対象者が何名で、確実に通知が届いているのか、回答率はどれくらいなのか、それらを各マネージャーが自分の部下全員分を把握するというのは Google フォームではできないので、そこも安否確認サービス 2 を導入した大きなメリットと感じています。
田中さん
当時は緊急対策本部を設立し、例えば地震であれば震度 5 弱以上で Google フォームをオールメンションで発令するという形で運用していたのですが、自動化されていたわけではないので、結局は人力だったんですよね。
山田さん
地震が発生すると、緊急対策本部の第一人者が社内にメンションする、その人ができなければ別の人、といった形で運営していたのですが、結局その人たちもどういう状況にあるか分からないので、第三者的に自動で運用できるというシステムが必要と考えました。
田中さん
現状は地震を第一に想定していますが、今後は洪水などの災害やコロナなど感染病のパンデミックといったところも視野に入れて運用していきたいと考えています。緊急対策本部は人事部や経営管理本部のメンバーを中心に組織されているのですが、2 ヶ月ほど前にちゃんとした BCP を策定したばかりで、本部での集まりというのは実施できていません。ただ、計画としては年に 2 回ほど内容の見直しを図るミーティングを行っていきたいと考えています。
ー BCP を策定されたばかりとのことですが、社内での取り組みを浸透させるために工夫していることはありますか？
山田さん
弊社では、トヨクモの安否確認サービス 2 を導入していることや目的などについて、必ず入社日のオリエンテーションで伝えています。コストをかけてシステムを導入しているということを知らせることで、新入社員の方たちも「会社が従業員の安否を気にしてくれているんだな」という安心感を持って、仕事に集中できるとの声がアンケートに上がっていました。
基本的に、オリエンテーションでは Slack の使い方や、ナレッジデータベースへのアクセス方法などを伝えていて、その中に安否確認サービス 2 の紹介も組み入れたので、メールアドレスの登録もよりスムーズに促せるといった感じです。
基本的に、オリエンテーションでは Slack の使い方や、ナレッジデータベースへのアクセス方法などを伝えていて、その中に安否確認サービス 2 の紹介も組み入れたので、メールアドレスの登録もよりスムーズに促せるといった感じです。
田中さん
従来のオリエンテーションでは緊急時の動き方までは伝えていなかったのですが、安否確認サービス 2 を導入してからは弊社の BCP 対策として、一歩踏み込んだ内容で伝えられるようになりました。
また、LINE 連携できる仕様となったのも大きなメリットです。確実に通知が来て、普段使いしていて馴染みもあるので、到達率もさらに高くなると思いますね。以前は Slack が使えないと連絡の取りようがなかったのですが、今は少なくとも安否確認サービス 2 のシステムが残ってくれれば、そちらでコミュニケーションを取ることもできるので非常に安心です。
また、LINE 連携できる仕様となったのも大きなメリットです。確実に通知が来て、普段使いしていて馴染みもあるので、到達率もさらに高くなると思いますね。以前は Slack が使えないと連絡の取りようがなかったのですが、今は少なくとも安否確認サービス 2 のシステムが残ってくれれば、そちらでコミュニケーションを取ることもできるので非常に安心です。
安否確認の回答時間を 30 分短縮
安否確認の集計にかかっていた 1 時間が 0 に
自動集計機能と自動再通知機能で業務負担を大幅軽減
ー安否確認サービス 2 はどのように使っていますか？
山田さん
日本全国どこで地震が起こったとしても、全社員に通知が届くようになっています。しかし、一律ではなくより柔軟な設定にすべきか、通知対象を支店ごとや地域ごとに限定して運用した方がいいのか、といった点で悩んでいるので、今後は他社さんの運用事例なども参考にしながら検討していこうと考えているところです。
福利厚生の一環とも言えるのですが、弊社では新しい働き方としてフリーロケーション制度を導入しており、会社に申請して許可が得られれば、旅行先や帰省先で仕事をすることが可能です。そうなると、自宅とは別の場所で被害を受ける可能性も出てくるので、弊社では新しい働き方に合わせて全国設定にしているという形です。
福利厚生の一環とも言えるのですが、弊社では新しい働き方としてフリーロケーション制度を導入しており、会社に申請して許可が得られれば、旅行先や帰省先で仕事をすることが可能です。そうなると、自宅とは別の場所で被害を受ける可能性も出てくるので、弊社では新しい働き方に合わせて全国設定にしているという形です。
田中さん
フリーロケーション制度に加え、弊社の営業は全国に出張に行く機会が多くあります。そのため、地震などが起こった時にどこにいるか分からないというのも、全国設定にしている理由の 1 つです。地方拠点が少なくほぼ会社にいない、常に移動しているという営業担当者も多いので、現時点では全国設定が有効と判断していますね。
ー導入した効果を感じていますか？
田中さん
訓練ベースにはなるのですが、Google フォームで運用していた頃は、基本的に皆さん回答するまでに平均 1 時間ほどかかっていたと思います。しかし安否確認サービス 2 を導入してからはメールが配信されて 30 分ほどで回答をいただけているような印象で、よりスピード感を持った運用ができていると感じています。
山田さん
そうですね。Google フォームを使って安否確認を行っていた時は、結局社員マスタと照らし合わせないと誰が未回答なのか分からなかったという課題がありました。しかし安否確認サービス 2 導入後、弊社ではユーザー登録している人に対して発布するという設定にしているので、未回答者がすぐに把握できるんですよね。その中で、エラーが出ているユーザーや何らかの不具合で通知が到達していないユーザーも一目で分かるので、改めて再登録を促すのも非常に楽になっています。とにかく、結果を見れば個人が特定できるというシステムになっているのが素晴らしいですね。
かつ、SmartHR と自動連携もオプションで入れているので、入社のタイミングで漏れなくユーザー登録ができるようになっています。実際は部署設定や地域設定をしなければならないので、そこは少し手間がかかるのですが、細かいメンテナンスも必要ありませんし負担は減ったと感じています。
かつ、SmartHR と自動連携もオプションで入れているので、入社のタイミングで漏れなくユーザー登録ができるようになっています。実際は部署設定や地域設定をしなければならないので、そこは少し手間がかかるのですが、細かいメンテナンスも必要ありませんし負担は減ったと感じています。
田中さん
未回答の方へのリマインド機能も、非常に便利だと感じています。ユーザーから回答がなかった場合は自動で再送信されるという流れができたことで、全体的な回収率の向上にもつながっています。設定としては、1 時間に 3 回再通知するという形です。災害時には早く回答をもらい、すぐに次の行動に移す、そんな迅速な初動対応ができるようにあえて短い時間でリマインド設定しています。
ー回答時間が 30 分短縮されたということですね！一方で管理者の業務にかかっていた時間について変化はありましたか？
山田さん
安否確認サービス 2 を導入する前は、単純に Slack のメンション機能を使っていました。チャットツールに緊急対策用のワークフローを事前に 1 つ用意しておき、地震が起きた際はそれを対策本部のメンバーが実行するだけでオールメンションで飛ぶという仕組みになっていたので、準備に時間がかかるということはありませんでした。
ただ、集計が大変でしたね。Google フォームで部署と氏名、安否状況などを回答してもらい、結果はスプレッドシートに溜まる仕組みになっていたのですが、それを部署ごとに無事な人とそうでない人を手動でピボットしてカウントするので、最終的に正確な数字を把握するのに 1 時間以上はかかっていた印象があります。
結局、本部としてはどの部署で何人が業務継続できる状況にあるかということでネクストアクションが決まってくるので、こちらが集計して結果を報告しないと進まない。素早く集計しなければならないのに、そこに最も時間がかかっていました。それが安否確認サービス 2 を導入して、集計に一切時間も手間もかからなくなったので本当に楽です。しかも管理者には自動でレポートが飛んでくる、それを見れば回答率も一目で分かるので、業務負担が大幅に軽減され、もう何の苦労もないという感じです。
ただ、集計が大変でしたね。Google フォームで部署と氏名、安否状況などを回答してもらい、結果はスプレッドシートに溜まる仕組みになっていたのですが、それを部署ごとに無事な人とそうでない人を手動でピボットしてカウントするので、最終的に正確な数字を把握するのに 1 時間以上はかかっていた印象があります。
結局、本部としてはどの部署で何人が業務継続できる状況にあるかということでネクストアクションが決まってくるので、こちらが集計して結果を報告しないと進まない。素早く集計しなければならないのに、そこに最も時間がかかっていました。それが安否確認サービス 2 を導入して、集計に一切時間も手間もかからなくなったので本当に楽です。しかも管理者には自動でレポートが飛んでくる、それを見れば回答率も一目で分かるので、業務負担が大幅に軽減され、もう何の苦労もないという感じです。
関わってくださる方々からの信頼を守りつつ、企業価値も向上させたい
ー弊社主催の一斉訓練に参加いただきましたが、いかがでしたか？
山田さん
今回、一斉訓練に初めて参加してレポートの詳細をいただいたのですが、数値化して他社さんと比較できたり、全体平均と自社の比較ができたりした点で、すごく参考になりました。来年も参加することで、今度は今年の自社の記録と比較できるので、新たな啓蒙が必要なのか、メール内容を変更した方がいいのか、といった振り返りにより PDCA が回せるようになってくるのではないかとも思っています。もし継続的に一斉訓練を開催していただけるのであれば、ぜひ毎年参加したいです。
田中さん
一斉訓練への参加はもちろんなのですが、それと同時に社内でも実際に身体を動かして訓練できたらなと考えています。一斉訓練を通して、社内での意識付けも徹底していきたいところです。
ー最後に、今後の BCP 対策、防災・減災対策について教えてください。
山田さん
BCP を策定したばかりということもあり直近でのアップデートは想定していませんが、今後事業が拡大すれば、その動きに合わせて BCP も半年に 1 回程度のペースで見直しをしていく必要があると思います。
弊社では、社員の安全を守るということを第一に掲げていますので、そういった側面から考えても、万が一の際は安否確認が最優先事項だと考えています。また、今後働き方がどう変化していくか分からないという情勢なので、安否確認サービス 2 を運用しつつ、緊急時の動き方についても引き続き課題を持って向き合っていきたいです。
弊社では、社員の安全を守るということを第一に掲げていますので、そういった側面から考えても、万が一の際は安否確認が最優先事項だと考えています。また、今後働き方がどう変化していくか分からないという情勢なので、安否確認サービス 2 を運用しつつ、緊急時の動き方についても引き続き課題を持って向き合っていきたいです。
田中さん
前提として、災害によって弊社が事業を継続できなくなることで、関わっている方々にご迷惑をおかけしないようにしたいということがあります。
「Makuake」のプロジェクトは期間に制限があり、万が一途中で止まってしまうと実行者にとってもサポーターにとっても機会損失が発生します。有事の際にも事業を継続できるかというのはプラットフォームとして重要ですので、『安否確認サービス 2』で BCP を強化して、ユーザーやサービスに関わる方たちの信用も損なうことなく、弊社としての企業価値も向上していけるような流れを作れたらいいと考えています。
「Makuake」のプロジェクトは期間に制限があり、万が一途中で止まってしまうと実行者にとってもサポーターにとっても機会損失が発生します。有事の際にも事業を継続できるかというのはプラットフォームとして重要ですので、『安否確認サービス 2』で BCP を強化して、ユーザーやサービスに関わる方たちの信用も損なうことなく、弊社としての企業価値も向上していけるような流れを作れたらいいと考えています。
ー災害時に迅速な初動対応を実現いただけるよう、トヨクモも改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！
2022 年 12 月 7 日に取材を実施しました。
