使いやすさが導入の決め手─災害時運用の土台作りは一斉訓練で

新日本建販株式会社は高度化、多様化する社会資本の構築やリニューアルに不可欠な建設機材や資材の販売、卸レンタルなどのサービスを提供しています。1968年に創業し、現在では19都道府県に30拠点、36事業所を展開しています。東証プライム市場上場のデンヨー株式会社のグループ会社であり、発電機や溶接機、コンプレッサーをはじめ、非常用・仮設電源および周辺設備のレンタル事業やクレーンや高所作業車などの商材も取り扱っており、ゼネコンや建設会社などのさまざまなニーズに応えています。

従来利用していた安否確認サービスの終了に伴い、『安否確認サービス2』に移行することになりました。

2018年に導入してから毎年一斉訓練に参加し、2021年の一斉訓練では、安否確認の回答時間の最頻値は2分と平均値の8.6分と比べ6.6分も早い結果がでています。回答率も92.6％と非常に高く、安否確認にすぐ回答するという習慣が社内に根付いていることがわかります。

今回は『安否確認サービス2』を導入した経緯と一斉訓練に参加する目的について、総務部 寺口俊也氏、木村徹也氏にお話を伺いました。

左から総務部　寺口俊也氏、木村徹也氏

東日本大震災がきっかけで安否確認サービスを導入

従来は災害時に緊急連絡網を活用して従業員の安否確認をしていました。2011年3月11日に起きた東日本大震災で電話やメールが使えない状況を経験して、災害時に活用できる専用システムの利用を検討し始めたそうです。

震災直後は災害用伝言ダイヤル（171）の利用を開始しました。これは、被災地の方の電話番号をキーにして、安否等の情報を音声で登録・確認できるNTT（日本電信電話株式会社）が展開する無償のサービスです。

災害用伝言ダイヤル（171）を利用する中で、伝言の蓄積数や伝言録音時間の制限（1伝言あたり30秒以内）といったサービスの自由度の低さが課題になり、2015年に東日本電信電話株式会社（NTT東日本）の「Bizひかりクラウド 安否確認サービス」を導入しました。
安否確認サービスは、安否確認に必要な情報の連絡や集計、掲示板などの機能が一式揃っており、継続性の観点からクラウドで提供されています。災害時に安定した回線で従業員の安否確認ができ、掲示板などのコミュニケーション機能もあるため、従来の課題が解決されたそうです。2018年に「Bizひかりクラウド 安否確認サービス」のサービスが終了になり、代替製品の選定をしていた時にNTT東日本からトヨクモの『安否確認サービス2』を紹介されて導入を検討しました。

使いやすく、操作が簡単だったため『安否確認サービス2』を導入した。

災害時運用の土台は一斉訓練に参加して作られました

2018年8月に『安否確認サービス2』を導入して、さっそく翌月9月に開催された一斉訓練に参加しました。一斉訓練の1週間前には、社内通知をしたそうです。

「社内通知には、一斉訓練の参加の告知と『安否確認サービス2』の通知先の連携状況を確認させる2つの目的があります。『安否確認サービス2』に通知先を連携していない場合、一斉訓練の配信はユーザーに対して通知されません。一斉訓練に参加することを従業員に告知して、訓練に参加する意識を持たせて、メールアドレスなどの通知先を事前に登録してもらっています。なので、弊社では一斉訓練の度にユーザーが登録している通知先が最新の情報に更新される仕組みになっています。」（寺口氏）

一斉訓練のために特別なインセンティブは用意していないそうです。一斉訓練前の社内通知の効果で『安否確認サービス2』に登録する通知先が最新情報であるかを従業員に意識させる仕組みができています。

「災害時の利用が中心になるので平常時からシステム活用した訓練を行い、操作に慣れる必要があります。そのため、大災害を想定した本格的な訓練を提供してくれるトヨクモさんに感謝しています。一斉訓練によって、災害時に会社と従業員が連携して安否確認を行う仕組みが作られています」（木村氏）

一斉訓練の集計結果
安否確認メールの送信状況、回答結果が一目でわかります

今年度 2022年9月1日（防災の日）に実施する一斉訓練にも参加します

一斉訓練では『安否確認サービス2』に大災害時と変わらないアクセス負荷がかかっている中「メールがすぐに届いてスムーズに回答できること」や「自社の従業員の回答状況をリアルタイムに確認する」などの体験ができます。

「『安否確認サービス2』の災害時運用の土台の強化や安否確認にすぐ回答するという習慣が社内に根付き続けるように、弊社は今後も一斉訓練に参加します。」と寺口氏は締めてくれました。