地震直後からコールセンターかという位、一日中電話をかけていました。店舗には閉店して帰るよう連絡したのですが、既に開店しているお店に関しては閉められない状況が続きました。お客様は電車が無くなってしまったのでずっと店舗にいらっしゃり、朝方まで店舗は閉められませんでした。それでも刻々と状況が変わるので、一度連絡がついた店舗に関しても定期的に電話をかけて確認を繰り返しました。

やはり東日本大震災の直後、親会社である日東富士製粉株式会社から「BCPの対策を立てて欲しい」と求められました。とは言え、店舗が北は宇都宮から南は浜松まである弊社は、店舗数の割に社員が少ないので、何ができるのかな、とずっと引っかかっていました。親会社からも度々導入を促されては延ばし延ばしになっていました。
 
親会社がセコムの安否確認システムを利用していて、そこに合わせて契約する選択肢もありましたが、それでも割高になるので他社のサービスも含めて検討し始めました。その時に候補として挙げたのはセコム、富士通の二社だけでした。
 
両社にデモを見せてもらって、試しに触ったのですが、管理者の設定が煩雑で面倒だったというのが正直なところです。

そんな時にトヨクモの安否確認サービスを知りました。トヨクモという名前自体は、グループウェアを利用している店舗があるので、知っていました。そこからトヨクモ安否確認サービスの検討に入ったのですが、デモを見せてもらい、「これなら簡単に使えそう！」となり、試用を始めました。
 
実はトヨクモのデモを見た後に、価格の面で更に安い「Yahoo！安否確認サービス」も調査をしたのですが、セキュリティの面で心配だったのでYahooのサービスを選択することは無かったです。万が一にも情報漏えいがあっては嫌だったので。
 
試用を始めて一番魅力だな、と感じたのは設定が簡単なところでした。やはり管理者である私が定期的にメンテナンスするので、ここの使い勝手は凄く重視しました。一口にメンテナンスと言っても、新入社員だけで無く、退社される方や、異動がある度にその必要がありますから。加えて、私も総務を専任でやっているわけではなく、経理と兼務しているので、管理工数が少ないのは凄く魅力的でした。今は他の社員に引き継いだのですが、マニュアルを渡しただけで私からのレクチャーは無し(笑)。それでも問題無く操作していますね。
 
ただ、とはいえ皆に徹底するのは大変でした。プライベートアドレスは個人で入力してもらうのですが、期日までに入力しない社員には電話して急かしました。それで全員登録したのを確認してからテストメールの送信を試しましたのですが、意外なことに9割ほどの社員がすぐに回答をしてくれました。難しい操作が無いので、一般ユーザーにも問題無く浸透していったと思います。
 
弊社社員はそこまでITリテラシーは高くないのにスマートフォン率が非常に高いので、スマートフォン向けの専用アプリがあるのも助かります。フィーチャーフォンとPHSを所有している人は数えるほどしかいないのですが、中々この人達は機種変更しないので、これらに対応しているということも選定のうえで重要な項目でした。

一度テスト送信した時に回答率が良かったので定期的な訓練はしなくても良いかなと思っていたのですが、去年の台風(2013年10月16日・平成25年台風26号)と今年の大雪(2014年2月14日〜16日)の時に実際に連絡を取るために利用しました。
台風の時は、まず店舗の被害状況・アルバイトの方の出勤可否・社員の安否状況を確認するのですが、従来は全ての情報を店長に確認するため店長の携帯電話のアドレスに返信をしてくれるまで何通、何十通と送り続けました。メールを送る際、CCに役員・スーパーバイザー(以下SV)も入れて送信し、店長も返信時にはCCに役員・SVを入れたまま返信するので、本社、役員、SV、店長、皆のメールボックスが大変なことになっていました。しかも担当外のエリアの状況を共有するため、各店舗の店長から上がって来た情報をExcelにまとめて再度SVに送信する、といった流れでした。
このやり方だとメールの件数が凄いことになっていたのですが、去年の台風の際、安否確認サービス使ってみようということになり、管理者の一人が自宅からタブレットでSVに向けて「被害状況を教えてください」の一言でメッセージを一斉に送りました。SVから先は、個別に店長と連絡をとってもらって最終的な報告だけを安否確認サービス上で行った格好です。「◯◯店、屋根が落ちました」と言った報告を見ながら、施設管理の者が修理のために向かうといった運用をしました。やり取りが可視化され、運用自体もスムーズに行きましたし、役員も流れを追って確認できたのが良かったです。その時にスムーズに使えたということもあって、今年の大雪の時にも同じように使用しましたが、この時も問題無く状況をまとめられました。

弊社は私も含めてITにそこまで慣れ親しんで無いのですが、PCを自宅に持っていない私でも問題無く利用できています。管理者でしかできない機能だと画面の色が変わるなど、分かりやすいので私以外もすぐに利用できました。 あとは繰り返しになりますけど、設定が簡単なところです。それが私にとっては大事なことなので。

 
 
とにかく設定が簡単で気に入っている、と言ってくださった松尾様。今後も使いやすさ、簡単さを追求して参ります！
 
「リスク対策.com」での事例記事はこちら