今回は安否確認サービスのご担当である安全管理推進室の副室長の武井孝治様、おなじく主査の日高敬史様にお話を伺いました。

電話を使用した緊急連絡網を用いていました。東日本大震災の際にはなかなか電話が通じず、全員の安否確認に時間がかかりました。
また、電話が通じない社員は飛ばしていくのですが、最後の人まで連絡網が回ったことは分かっても、連絡が取れていない社員が分かりにくいことが気にかかっていました。

東日本大震災のときに安否確認がなかなかできなかったことから、BCPの重要性を再認識し、安否確認システムの導入が必要だと思いました。
また、緊急連絡網は個人の携帯電話番号を収集していたため、個人情報漏えいのリスクに関しても問題があると考えていました。
トヨクモの安否確認サービスは、管理者あっても個人が登録したメールアドレスを閲覧することができないシステムなので、個人情報の収集や管理の必要がなく、情報漏えいリスクも低いので安心して利用しています。

比較検討を行なったのはトヨクモを含め5社になります。
システムの信頼性、操作性、後はコストに重点をおいて検討を行ないました。
トヨクモの安否確認サービスは、地震発生時に自動送信の機能があり、また配信元のサーバーが海外にあるので、日本での災害に強いという点も安心できました。
操作性に関しても、最初は面倒なのかなと思っていましたが、無料のトライアルで試しましたところ、非常にシンプルに作られていてよかったです。
あとは、初期費用が掛からず安価に運用できる点や、1ヶ月単位で契約可能な点もポイントとなりました。

導入の際には、社員がプライベートアドレスを登録してくれるのか心配していましたが、個人のメールアドレスは管理者にも見えないことを説明して、IDとパスワードを個人に伝えたところ、全社員が登録してくれました。
昨年の防災の日に初めて訓練を行ない、何時に返信してもいいので確認したら必ず返信するように周知した上で行なったのですが、97パーセントの回答率を得ました。特にトラブルもなく利用できていると考えています。

公共交通機関なので、災害発生時にはお客様の安全を最優先すると共に、早急な復旧と運転再開が必要となります。
災害発生時には社員と家族の安否確認、また社員の緊急招集に安否確認システムの一斉送信機能を利用します。また、掲示板は、災害時に施設の被害状況の共有等に使う予定で、書き込んでもらえるようトピックの作成と周知を行なっています。

当社線で輸送障害等のトラブルが発生した際に、Outlookを使ってEメールで関係社員に情報配信していたものを安否確認サービスの一斉送信機能に切り替えました。
輸送障害用という形で一斉送信のフォーマットを作成し、ボタンを1つ押すだけで「内容を確認した」という報告をできるようにしました。
個人のアドレスを収集・管理する必要がなくなったことと、集計に人員を割かなくても、集計結果の画面上で情報が伝わっているか確認できるのがいいですね。

災害発生地域以外の管理者にも、災害があったことや、集計結果のページを知らせる機能があるのですが、この設定がデフォルトで「全ての管理者に送信する」となっているので、日常的に一部のユーザーに一斉送信を行なっている身としては、デフォルトの設定が「一斉送信対象の管理者だけに送る」となっていると便利だなと思いました。

武井様には、災害時以外にも、輸送障害が発生した際にも安否確認サービスを便利に使っているとお話いただきました。今後も管理者、一般ユーザーともに、分かりやすく、実際の災害時に活用していただけるシステムを目指してまいります。

2020年4月21日、集計結果の確認が必要な管理者にだけに、お知らせメールを送る設定をデフォルトにしました！