久保田さん： 弊社は、2004年の創業以来、お客様のシステム開発におけるソフトウェアテストや品質向上のサポートを第三者視点から実施するサービスを提供しています。基幹システムやウェブサービス、モバイルアプリケーション、IoTシステムといった製品をはじめ、様々な業界でサービスを提供する「ソフトウェア品質向上のトータルサポート企業」です。

システム開発では、一般的に上流工程となる要件定義からはじまり、最後にソフトウェアテストで様々な検証をして、バグの調査を実施しリリースする流れとなります。しかし、弊社では上流の開発工程からサポートする品質コンサルティングサービスも手がけており、高い技術力と確立したプロセスで抜け漏れのないテストを行なっているのが特徴的です。

また、テストエンジニアの教育プログラムが充実しているのも特徴です。ソフトウェアテスト技術振興協会（ASTER）によるテスト技術の国際資格であるJSTQB認定テスト技術者資格を保有するエンジニアによってテストは行われ、2018年には日本で初めてISTQBグローバルパートナーに認定されました。現在、JSTQBを保有している従業員数は92％と高く、年間2,600件以上のプロジェクトに携わっています。

「安心・安全なICT社会の実現を目指す」ソフトウェアテスト専門企業として、災害などの緊急時においてもお客様へ当社サービスを継続して提供できるよう、先ず従業員の安全を確認し、いち早く対策できるよう安否確認サービス2を活用しています。

久保田さん： 2011年の東日本大震災をきっかけに災害時の安定した事業継続、迅速な復旧を目標に従業員の安否確認を電話やメールで実施する仕組みを整えていましたが、連絡網をペーパーで管理していたため、情報更新の手間や情報の正確性に欠けるという課題がありました。

また、災害が発生した際は緊急対策本部の担当者が社内イントラの掲示板に災害情報を投稿、その内容を元に緊急用のメーリングリストを使用して安否確認メールを配信していたのですが、休日や夜間の対応方法は定まっておらず、いざという時に後手に回ってしまうのではという不安もありました。

久保田さん： 災害時に従業員の安否確認ができなかったり、遅れたりした場合、自社サービスの提供が一時的にできなくなってしまう可能性もありますので、安否確認は重要だと思っています。

事業継続・復旧といったBCPの視点から、どのような状況でも確実に全従業員の安否確認を行いたいと思いシステムを探していました。

久保田さん： 最優先の目的は「連絡網の管理の手間を減らす」「休日や夜間も安否確認をすることができる」でした。また事業が拡大して従業員数が増加したことにより、災害時の安否確認などの業務負担が大きくなっていたため、事業継続や復旧の人材リソースを確保するためにも「安否確認・回答結果の集計の手間を減らす」ことが重要だと考えていました。

安否確認サービス2は、人事情報を登録すれば自動で連絡網が作成されて、安否確認から集計も自動でできるため、目的の実現性が高く、使ったことがない人でも「操作画面を見るだけで直感的に」使えるシステムであったことが決め手となり、導入しました。

久保田さん：システム上に連絡網が構築され、連絡先のメンテナンスを行う機能もあるため、更新の業務を大幅に削減、情報の正確性も確保できました。この連絡網は、人事情報の登録をすると自動で作成される仕組みで、弊社ではSmartHRというクラウド人事労務ソフトを導入していたこともあり、安否確認サービス2とボタン一つで同期して簡単に作成することができました。

また、地震や津波、特別警報に連動する自動一斉送信機能 の活用をすることで、安否確認を自動化することができました。安否確認サービス2は、管理者と従業員が個々に登録した地域情報に紐づいて、安否確認メールが自動で配信されます。安否確認メールの設定は、トリガーとなる災害レベルや連携方法などの項目ボタンを選択するだけで登録することができるのでとても簡単で助かっています。

さらに、所属する地域を従業員が自由に登録できるため、出張する従業員が出張先となる地域を登録すれば、その地域情報に合わせて安否確認メールが配信されます。これらの安否確認業務が自動化されたことで、休日や夜間などの営業時間外であっても迅速に情報収集することが可能となりました。

その他に掲示板や メッセージ という、災害時に従業員と安否確認サービス2でコミュニケーションを取れるチャット機能もあり、事業を継続するために必要な機能が揃っていると感じています。トヨクモさんが提供しているマニュアルを参考にして、自社独自のマニュアルを作成し展開したことで従業員のサービス理解の促進にも繋がりました。さまざまな視点で業務工数を削減できたと実感しています。

久保田さん： 安否確認サービス2を導入して運用開始の準備が整った2022年7月以降に2回、安否確認訓練を実施しました。7月は大雨、8月は地震を想定して、安否確認や出社可否などの設問を事前に用意しました。訓練では、実際の流れを想定して、未回答者にはリマインドを行なったり、災害対策本部を設置して役員も交えて結果の確認や運用体制の見直しを行なったりした結果、7月より8月の安否確認訓練の回答率が高くなりました。

訓練後には、回答のリマインドをしても反応がない従業員に対して、所属の管理職から回答の催促を行い、それでも回答がない場合には総務部が直接コミュニケーションを取り、安否確認メールに回答するよう指導をしました。従業員に面倒だと感じさせてしまうかもしれませんが、万一の際に全従業員・会社を守るために必要な業務と考え対応しています。

トヨクモさんが2022年9月1日に開催した一斉訓練には、従業員へ日付を明言しない状態で参加し、結果的に当日の回答率が91.2%、回答時間の最頻値は1分と参加企業の平均8.9分を大幅に上回る結果がでて、安否確認訓練の成果を実感することができました。バルテスに安否確認文化が根付き始めたようで、とても嬉しいです。

久保田さん： バルテスでは災害時に備え、各拠点に水や食料品の備蓄を行っています。災害が発生した時に、従業員が帰宅できない事態も考えられ、一斉帰宅を抑制した時に必要となるためです。

これは一例ですが、さまざまな危険から従業員を守る体制を確立して、バルテスのサービスをご利用いただく皆様に継続してサービスを提供できるように、従業員の安否情報の収集から事業継続・復旧の統制に安否確認サービス2を活用しようと考えています。

また、半期に一度災害を想定した安否確認訓練を実施するなどして、安否確認文化が途絶えないよう活動を続けていきます。