活用サポート安否確認メール例文

安否確認メール例文

災害時、非常時に利用する安否確認メールの例文

安否確認システムは、地震が起きた時に利用するものと思われがちです。

しかし、トヨクモ安否確認サービスは地震以外にも、大雨や洪水、台風、パンデミックなどの災害、その他にも停電や電車の運休、社内業務システムのトラブル等の緊急時に利用することで、円滑なコミュニケーションが可能です。

以下にその一部のサンプルとなる、例文と設問例を紹介します。送信内容や設問は、自由にカスタマイズすることが可能です。

1.地震が起きた際の安否確認メールとして利用

件名:【重要】安否確認メール
例文:先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。各自、安否状況の登録をお願いします。
状況が変わった場合には、内容の上書き変更が可能です。
画像 PCでの回答画面
PCでの回答画面

2.パンデミック(伝染病)が起きた際の状況確認メールとして利用

件名:【緊急!】パンデミック情報メール
例文:厚生労働省より先ほど○○に対する注意報が発令されました。各自、今の体調の登録をお願いします。
登録状態を鑑み、八時の時点でもう一度連絡します。
画像 スマートフォンでの回答画面
スマートフォンでの回答画面

3.台風が上陸した際の出社確認用メールとして利用

件名:【緊急!】台風警戒通知
例文:気象庁より先ほど台風◯号に対する警報が発令されました。各自、今の状況の登録をお願いします。
画像 フィーチャーフォン(ガラケー)での回答画面
フィーチャーフォン(ガラケー)での回答画面

4.緊急時に社員を招集するためのメールとして利用

件名:【緊急!】招集通知
例文:先ほど発生した災害に対応するため招集メールです。
自身の安全を確保した上で、各自、出社可否の登録をお願いします。

5.社内のネットワークがダウンした際の連絡メールとして利用

件名:【緊急!】社内ネットワーク停止中
例文:現在、社内のネットワークが停止しています。
復旧情報などは安否確認サービスの掲示板に掲載をしますので、各自確認をお願いします

6.安否確認の訓練時に送るメールとして利用

件名:【訓練】安否確認の訓練です
例文:お疲れ様です。安否確認の訓練のための緊急連絡です。
下記より回答をお願いします。
この安否確認の回答は◯月◯日 18:00まで受付しております。
この回答状況は社内の部長級役職の間で共有されますので、回答のご協力お願いします。

7.大雨特別警報時の安否確認メールとして利用

件名:【重要】安否確認メール
例文:先ほど、気象庁より特別警報が発令されました。
各自、安否状況や出社に関しての登録をお願いします。
尚、複数地域の通知が届いた場合でも、回答は一度のみで問題ありません。

8.列車(電車)運休、遅延時の出社時刻連絡メールとして利用(開封確認)

件名:【重要】出社時刻に関して
例文:台風の影響で、列車の運休や遅延が発生しています。
各自で状況を判断し、無理な出社は行わないでださい。
出社する場合は安全に十分中を払い、◯時を目安に出社してください。
この通知を確認したら、下記のURLにアクセスして、回答ボタンを押してください。

9.安否確認サービス2の初期登録案内メールとして利用

件名:安否確認サービスへの登録願い
例文:お疲れ様です。
総務部の◯◯です。
当社では、緊急時に皆様の安否状況を把握するため、トヨクモの安否確認サービスを導入することになりました。
つきましては、○月○日に本システムを利用した防災訓練を行いますので、それまでに、以下の手順で事前の準備作業をお願いします。

1. 以下の URL にアクセスしてください。
https://cloud.anpikakunin.com/◯◯◯

2. ログイン名とパスワードを入力し「ログイン」ボタンをクリックしてください。
ログイン名:社員番号
初期パスワード:社員番号
※各自ログインのうえ、パスワードの変更をお願いします。

3. 「個人設定」へ進み「プライベート連絡先のメールアドレスの設定」をクリックしてください。

4. 日常的に受信可能なプライベートメールアドレスを登録してください。
※安否確認サービスよりテストメールが届くか確認してください。テストメールが届かなかった場合は、登録したプライベートメールアドレスに間違いがないか、または、お使いの端末または携帯キャリアにて迷惑メール設定していないか等の確認をしてください。
※携帯電話のメールアドレスをプライベート連絡先へ登録する場合は、「anpikakunin.com」ドメインからのメールを受け取れるように設定変更をお願いします。
※プライベート連絡先の情報は、本人のみが参照でき、システム管理者を含めて他のユーザーから参照できませんのでご安心ください。

5. 「個人設定」→「パスワードの変更」の順でクリック後、パスワードを変更してください。
※今後、パスワードを忘れた場合はログイン画面の「パスワードを忘れた方はこちら」をクリックしてください。

6. 「個人設定」→「ブックマーク用 URL の送信」の順でクリック後、プライベートメールアドレスを選択し、「送信する」をクリックしてください。安否確認サービスにダイレクトログインできる URL を送信する機能です。携帯電話またはスマートフォンから安否確認サービスを利用する場合は、この URL をショートカット登録しておくと便利です。
※パスワードを変更すると、パスワード変更前に利用していたブックマーク用 URLからのログインができなくなります。パスワードを変更した後は、必ずブックマーク用 URL を再発行してください。

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