東日本大震災当時、緊急時の連絡ツールはなにも導入していなかったというブライエ様。
電話やメールは輻輳状態でなかなか繋がらず、Twitterへの書き込みを確認したり、SMSを使ったり、取れる手段をフルに使って安否確認を行ったそうです。

この東日本大震災をきっかけに安否確認システム 担当者を始めとする方々の危機意識が高まります。

担当者：安否の確認手段がバラバラで時間も手間もかかってしまう…

そこでブライエ様はある緊急時の連絡ツールを導入されます。
しかしその当時、大規模な災害でもないのに頻繁にメールの遅延が起こってしまったとのこと。
また、家族間の連絡手段もありませんでした。

担当者：安心できるインフラ構成のシステムはないのか？
家族ともコミュニケーション出来るツールはないのか？

そこで出会ったのが、地震発生時やアクセス集中時はサーバーを自動拡張し、社員と家族間で安否確認が取れるプランもある安否確認サービス2。
無料トライアルの期間を経て以前のシステムより安定している、と判断していただき、乗り換えを決めていただいたそうです。

担当者：今も毎月1回の訓練でシステムの動きを見ていますが現状問題はないので使い続けています。どのシステムも「繋がります」と謳っていますが、本当に安定して繋がるかは重視したいポイントですね。

グループウェアは直雇用の社員に導入していたので、これでもいいんじゃないかという考えもありました。しかし、グループウェアだと地震発生時のサーバーの自動拡張機能は無いんですよね。グループ会社も含めて安否確認となると全体に見せることが出来て、かつコストのかからない方法が必要でした。

導入後の現在。どのように使っていただいているのでしょうか。

担当者：特に震災のなかった月は、毎月1回訓練送信を行っています。訓練の回答率は毎回97〜98％です。

高い回答率の秘訣は「高い連絡先の登録率」と「日々の訓練と統制」とのこと。
ブライエ様のプライベート連絡先のメールアドレスの登録はほぼ100％。
1つ目の鍵「高い連絡先の登録率」の実現に各社員の連絡先をどのように登録してもらったのでしょう。

担当者：最初の登録は掲示板で促しました。
しかしそれだけではなかなか登録率は上がらず、月1回のリスク委員会で話し合い、並行して各現場のリーダーに口頭で周知をしてもらいました。
新しく入ってくる直雇用の社員には入社時に安否確認サービスの説明をし、登録の必要性のレクチャーをしています。
管理者からプライベート連絡先のメールアドレスは見れないので安心して登録してください、と丁寧に説明することで登録をしてくれます。
「連絡網」機能で誰がまだ登録していないか確認できるので、未登録の人がいれば各現場リーダーに登録を促してもらうようにしています。

プライベートな連絡先を会社に知られたくない人でも安心して登録出来ることを伝えていただいているとのこと。
それでは2つ目の鍵「日々の訓練と統制」についてはどんな取り込みをしているのでしょうか。

担当者：実際に訓練送信をすることで誰が未回答か集計表ですぐに分かります。訓練の都度「なぜ回答できなかったか」を明確にし、原因を追求することで次に活かしています。
統制については「なぜ行うのか」を理解してもらえるよう、日々弊社の考えを広めていることが大きいですね。 義務や回答率のためにやるのではなく「健康経営の取り組みの1つ」として会社全体でやっていることだと認識してもらっています。安全に健康で仕事をし続けてもらうために必要なことだと取り組みに納得してくれています。

2018年〜2019年の始め、大阪、北海道、熊本で実際に大きな地震が起きましたが、訓練が活かされ迅速に回答が集まりました。
毎月の訓練は平日だけでなく、土日に行う工夫もされていたため、出社していない時間帯の災害にも訓練どおり対応出来たとのことです。

担当者：大阪の地震の時は平日の朝の時間帯だったので、最初の通知はスマホで確認しました。出社後、社員の状況をパソコンで確認し、誰が自宅待機なのかを把握しました。

ただ、速い回答にはこだわりたくないと語るご担当者様。

担当者：訓練の成果で、いつも迅速に回答が集まります。しかし、スピードよりも確実な回答を集めたいと思っています。
本当に身の安全が確保できてから回答するよう今後は周知していきたいですね。

「社員は会社の最も重要な資産」と考え、「社員が心身共に健康で楽しんで仕事に取り組める」ような事業の継続を考え続けるブライエ様。
日々の取り組みでその意識を伝え広め、高い回答率を維持しているブライエ様の事例でした。