2018年8月‒-
活発な前線の影響で山形県では大雨となり、河川の氾濫や住宅の浸水、道路の冠水などが相次ぎ、多くの自治体が避難指示を出すこととなりました。

この時は酒田市の職員5～6人かかりで電話を架け、1時間以上かけてなんとか非常招集したが、その後の初動対応の遅れを引き起こす原因となり、様々な問題が浮き彫りになりました。

大事には至らなかったものの、この経験を活かし、酒田市様では【安否確認の通知を一斉に配信し、自動で集計するシステム】の導入検討を開始し、トヨクモの安否確認サービス2の導入に至りました。

数ある安否確認システムがある中、なぜトヨクモの安否確認システムだったのでしょうか？

佐藤：費用と導入までの期間が、桁違いだったからです。
他社のシステムは数百万円という費用がかかったり、構築までに何ヶ月もかかると言われました。
トヨクモの安否確認システムであれば、営業時間中に無料お試しの申込みをすれば、その日から使えますし、全ての機能を試した上で、お試し環境をそのまま本運用の環境として利用できたのが良かったです。

お試し環境を本運用の環境に切り替え、全職員にプライベート連絡先の登録案内を行なった酒田市様。
本来、プライベートな連絡先というのは、なかなか登録してもらいづらいものですが、トヨクモの安否確認システムでは、どのような権限を持っていても、ユーザーが登録したメールアドレスなどを閲覧することは出来ません。

その甲斐もあってか、わずか10日で全職員の9割以上が、自らプライベート連絡先を登録するに至りました。

佐藤：産休などで休暇を取られている方を除けば、ほとんどの職員が登録を行ってくれました。
困ったことがあればサポートの方がすぐに教えてくれましたし、マニュアルも綺麗で見やすかったので、ここの障壁はなかったと言っても過言ではないです。
今後は、登録しているメールアドレスに間違いがないか、毎月1回、自動で送られるように設定している、【通知先の有効性確認機能】も活用して、登録率を維持していきたいと思っています。

ほぼ全ての職員の通知先登録が完了し、庁内での訓練をした矢先の出来事でした。
山形県沖を震源とする地震が発生し、山形県内で観測史上はじめて、震度6以上の地震を記録したのです。

発生した時間は平日の22時半。
まさに懸念していた事態が発生したのです。

佐藤：発生したのが夜間だったのですが、最終回答率は通知先の95％となり、驚異的な便利さだなと思いました。
各地で地割れや液状化が発生したのですが、被害を確認した職員が掲示板に写真をアップロードしてくれたので、かつてないほど情報共有がスムーズにできました。

各避難所の職員との連携も、安否確認システムを利用して冷静に行えたようです。

佐藤：災害が発生した際は、各避難所に向かう職員もいるのですが、そういった職員とも掲示板やメッセージなどで円滑にやりとりが行えました。
後日、地元紙の新聞記者の方にも「酒田市役所さんだけ電話もかけず、やけに静かだと思ったら、安否確認システムを活用してたんですね」と言われました。

管理者の権限は、どのように付与されているのでしょう？

佐藤：回答の集計結果を見たり、一斉送信を送れるメンバーは複数設定していますが、ユーザーの登録や、部署の編集を行うのは、私1人です。
直感的に操作できて、難しいシステムでもないので、引き継ぐ際の教育なんかの心配も少ないと思っています。
大雨や庁内システムの障害の際も活用できて、非常に便利だと感じています。

お話を伺っている最中に、全国同時一斉訓練が始まりました。

この一斉訓練は、安否確認サービス2をご利用いただいている全てのお客様を対象とした、トヨクモ社主導の訓練です。

参加を希望いただいたお客様の環境に登録されている、全てのユーザーに設問付きのメールを配信し、回答率や回答までにかかった時間を数値化、全体の結果と比較した個別レポートを無償で提供するという取り組みです。

この訓練は、お客様に安否確認システムの活用度合いを確認いただき、改善の一助としていただくと共に、実際の災害に近い条件で配信・回答していただくことによる負荷試験も兼ねています。

佐藤：あ、アプリの通知きました。
メールは…まだきてないですね。

トヨクモちゃん：そうですね、メールよりはアプリの方が早く通知が来ます。

佐藤：え、そうなんですか？

トヨクモちゃん：はい。
メールはどうしても、メールサーバーの影響を受けます。

佐藤：なるほど。

トヨクモちゃん：なので、当社の安否確認システムは、安否確認メールは自動送信で混み合う前に迅速に届け、回答はメールサーバーの影響を受けない、インターネット接続のみで完結させています。

佐藤：そういうことなんですね。
あ、いま周りでも携帯の着信音、鳴り始めましたね。

トヨクモちゃん：回答もどんどん集まってますね。
20分で300名ちょっとくらいですかね。

佐藤：そうですね。
集計表も出先でリアルタイムで確認できるので、本当に便利さを実感します。

災害を教訓に、その経験を忘れることなく導入まで迅速に進め、地震以外でも活用している酒田市役所様。
初動対応の早さや情報共有がスムーズになった今、職員の方はもちろんのこと、市民の方も以前にも増して、より安心・安全に生活できるようになったのではないでしょうか。