竹虎ホールディングス様 - 導入事例 | 安否確認サービス2【トヨクモ】

社名

竹虎ホールディングス株式会社

業種

医療衛生材料、医療機器、医薬部外品、歯科用品等の開発・販売及び輸出入
福祉用具、生活支援用具の開発・販売及び輸出入

設立

1914年6月

従業員数

165名（2023年4月末時点）

URL

https://www.taketora-web.com/

他社から乗り換えて確実な安否確認を実現

1914年の創業から110年にわたりものづくり企業として実績を築いてきた竹虎ホールディングス株式会社。
「人々の生活を豊かにし、社会に貢献する」をモットーに医療・福祉・健康分野の開発及び販売を行い、時代の流れに合わせてBtoBからBtoCへと柔軟な変化を続けてきました。そんな中、コロナ禍でマスクが手に入らず世の中がパニックに陥るという状況を目の当たりにし、「より幅広く、安心・安全な商品で人々の健康な暮らしを支えたい」という想いが強くなったといいます。

東日本大震災が発生した際、すでに他社の安否確認システムを導入していたものの社内の定着率が低かったことに加え、回答状況や集計結果を確認するのに非常に時間がかかった経験から、乗り換えを検討し安否確認サービス2を導入いただきました。今回は、システムを導入したことで安否確認と面倒なイメージが強かった集計作業の自動化を実現した経緯、さらに従業員の防災意識を格段に向上させることに成功した社長の熱い思いについて、総務部常務長内さんと情報システム課菅田さんにお話を伺いました。

他社システムで確実な安否確認ができず乗り換えを検討

ー事業内容を教えてください

長内さん 医療の分野では、ガーゼや脱脂綿などの医療衛生材料、手術時の使い捨てガウンや腹帯、整形外科分野における腰や膝のサポーターにギプスなどの製造・販売を行っており、福祉用具分野では、当社の歩行器は国内シェアNo.1を誇ります。
一部OEMとして他社ブランドに提供するようなケースもありますが、基本的にはフィリピンにあるメイン工場で製造した製品をダイレクトに輸入し、メーカーとして全国の販売代理店に販売しています。
持株会社として「竹虎ホールディングス株式会社」があり、その下の「竹虎」が製品を扱う販売会社、さらに「竹下製薬株式会社」「TAKETORA PHILIPPINES INC.」と縦のラインでつながっており、400社ほどの販売先と取引させていただいています。

ー安否確認システムの導入前はどのような課題がありましたか。

菅田さん 以前は一般的な緊急連絡網を使って順番に電話確認をしていましたが、不在の人がいると連絡が取れず困ったという経験から安否確認システムを導入しました。東日本大震災が発生した時はすでに導入していたのですが、社内での定着率が低く有事の際に十分に活用できたとは言えませんでした。
当時、安否確認システムを導入していたにもかかわらず、回答状況が確認できない、従業員1人につき複数の連絡先を確保できないことから有事の際に連絡が取れない、といった課題が浮き彫りになったことから、社内であらためて一定レベルの機能があり安価なものを検討し直そうということになりました。

長内さん 家族間での安否確認ができるオプション機能を利用していたのですが、活用している従業員がほとんどおらず、使わない機能に高いコストを支払っているという点も見直しのきっかけになりましたね。そんな中、トヨクモの安否確認サービス2の見積もりを取ったところ安価なことが分かり、具体的に乗り換えを検討するに至りました。

「安かろう悪かろう」を覆すリーズナブルな料金設定と充実の機能が決め手

ー乗り換えるにあたって、他社と比較検討されましたか。その中から、なぜ安否確認サービス2を選んでいただいたのか理由を教えていただきたいです。

菅田さん 当時インターネットで比較サイトをチェックし、何社か資料請求しました。コストだけで考えると、より安価なシステムも確かにありましたが、当社として必要な項目を網羅していたのが安否確認サービス2のみだったと記憶しています。

内容としては、気象庁の災害情報、地震、津波、特別警報に連動した自動一斉送信機能があること、回答の自動集計機能があること、ユーザー1人につき複数の連絡先を登録できること、従業員が何度でも返信できることなどですね。あとは、他社と比較して集計結果が非常に見やすく、CSVで出力もできるといった点も大きなメリットに感じました。

長内さん 組織として登録するセクションをどれだけ細分化するかによっても異なるのですが、当社としては各管理者が時間をかけず、いかに細かく回答状況を確認できるかという点に着目しました。

安否確認サービス2は都道府県別でも確認できますよね。例えば静岡で地震が発生した際、周辺エリアにいる従業員の回答状況を即座に確認できれば、会社としては大きな問題に発展する可能性は低くなります。エリアや部署といった単位で集計が迅速に行われることで、対応判断が瞬時にできるため非常に助かっています。

ー従来ご利用されていた安否確認システムと比較はされましたか？

長内さん 当時、導入していた安否確認システムと比較すると非常に安く、選定する立場として資料を見ただけで「これだけ費用に差があり、機能が十分なら乗り換えよう」と第一印象で感じました。その後、実際に触ってみて機能が充実していることが分かったので、文句なしに選定したという感じです。

菅田さん 私自身情報システム課に来る前は営業やバイヤーをしていた経験があるので、コスト比較には厳しい方だと思います。その中で「安かろう悪かろう」という製品やサービスを多く見てきましたが、トヨクモの安否確認サービス2は安くてサービス内容もいいと判断して第1候補に挙げさせていただき、導入するに至りました。

従業員を想う社長の熱い気持ちを『安否確認サービス2』で形に

ー乗り換えるにあたり、導入準備で苦労されたことはありましたか？

菅田さん 導入準備は、正直大変でした。当時、導入していた安否確認システムには、CSVなどの形式で登録されている人事情報を書き出しする機能がなかったんです。一方、安否確認サービス2はCSVで一括登録できたのでそちらを一度試みたのですが、従業員の所属部署登録につまずいてしまい、最終的に手入力することになり苦労しました。

ただ、当時からこちらの質問に対するトヨクモさんのレスポンスが非常に早かったことを記憶しています。今もたまに質問をさせていただくのですが、非常に早い対応に助けられています。

ー安否確認サービス2をどのように社内浸透させましたか？

長内さん 安否確認システムの切り替えよりも、安否確認に対する従業員の意識付けに時間を要しました。

例えば今地震が起きたとしたら、当然この瞬間に従業員の安否状況を知りたいわけです。しかし、導入当初は数日後に返信が来たり、通知が来ても「携帯を持っていなくて回答できなかった」「関係ないから回答しなかった」という従業員が若干名いました。それに対して、ある日社長から「これじゃだめだ、いざという時に活用するためのツールなのに、日頃から確認して報告するという癖が付いていなければ何の意味もない」と従業員に雷が落ちたんです。

それからは社長自らが回答状況を確認し、特に管理職クラスで確認していない人がいると、私から対象者に連絡をして確認を促すというやり取りを繰り返しました。現在は、おおよそ30分以内に8割以上の回答が来るようになっていますが、社長が徹底して意識付けしてくれたことが大きく影響していると思います。社長は毎回「今日中に返事がなければ始末書ものだ！」などと言いながら、1時間ごとに回答状況を確認しており、そのやり方が正しいかどうかは分かりませんが、それくらい安否確認を重要視している熱意が従業員にも確実に伝わっています。

以前は、災害が発生したら社長が真っ先に従業員に電話をしていました。もしもその時に安否確認サービス2を導入していれば、待つだけで従業員の安否確認ができて、施設や取引先の被害状況確認についても、迅速にできたはずです。そうした経験もあり、社長は安否確認サービス2への乗り換えを積極的に後押ししてくれました。

ー社長が積極的に動く理由は、やはり事業の継続を考えてのことでしょうか。

長内さん 当社には「お客様の満足」「従業員の満足」「会社の満足」の3つの信条があります。

BCPの観点から、お客様へのサービスを止めてはならないということは根底にありますが、そのサービスを提供するためにまず必要なのは従業員の命。有事の際も、社長なら「従業員とその家族が無事で生きていることが何よりも大切」と言うはずです。

家族に被害があれば「会社のことはいいからそっちに専念しろ」と言い切る社長なので、事業継続よりもまずは従業員の安否を確実に把握するために安否確認サービス2を導入したと言っても過言ではありません。

一斉訓練で高い回答率を定着
ITBCPとしての役割も

ー安否確認サービス2を導入してよかったと感じるのはどのような点ですか。

長内さん 安否確認サービス2に乗り換えてから、年1回の一斉訓練を利用して毎年確実に防災訓練ができるようになったのは、会社として大きな成果だと思います。

他社には同様のサービスがなく当時は定着率も低かったのですが、安否確認サービス2の導入前に一斉訓練の存在を知り、その時から回答率を定着させる手段として一斉訓練を利用しようと考えていました。

導入2年目以降、一斉訓練には毎年参加させていただいていますが、社長の積極的な意識付けもあってシステムが定着し、回答速度・回答率が一定水準以上にあると自負しています。

菅田さん 最近はあまり地震が起きていないので安否確認の通知は来ていませんが、当社では社内での情報周知にも安否確認サービス2を活用しています。
例えばシステムメンテナンスの実施予定時刻を電子掲示板に掲載するのですが、忘れてログインしたままという人も多いので、15分ほど前に安否確認サービス2で通知を送ります。そうすることで全員に確実に通知が届き、スムーズにメンテナンス作業に移行することができていますね。

長内さん ITシステムのトラブル発生した際にも安否確認サービス2を活用して情報収集や情報配信を行っているので、ITBCPとしての役割も十分果たしていると思います。例えばシステムトラブルが発生しグループウェアが利用困難となった時、現場がパニックに陥らないように、情報システム課から第一報として安否確認サービス2を通じて状況説明が流れるんです。システムトラブルは一刻を争う可能性もあるので、現場が早急に情報を得てそれに応じた対処ができるのは非常に大きなメリットだと感じています。

オールハザードに対応した運用にシフトしていく

ー今後の運用、また安否確認サービス2に期待することがあれば教えてください。

長内さん 地震はいつ発生するか分からないので、いざという時確実に従業員が無事かどうかが分かるという点は安否確認サービス2に対して最低限期待している成果と言えます。また、全従業員に対し一斉に情報を周知するツールとして非常に便利なので、例えば地震などの長期災害だけでなく、台風における電車の計画運休などに連動させた活用なども行っていければと考えています。

ー今後も『安否確認サービス2』をお役立ていただけるよう尽力してまいります。貴重なお話をありがとうございました！

2023年4月13日に取材を実施しました。

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