導入事例

TDK株式会社様

TDK株式会社様
所在地
千葉県市川市東大和田2-15-7
設立年月
1935年12月7日
事業内容
電気機器製造販売
URL
https://www.tdk.co.jp/corp/ja/

TDK株式会社様はエレクトロニクス製品に欠かせない多彩な電子部品を提供している大手総合電子部品メーカーです。
TDK様は安否確認サービスを従業員の安否確認ではなく、サプライヤー企業との災害時などの緊急連絡に利用しています。
今回は、ご担当である資材管理部 笹崎 忠信様にお話を伺いました。

安否確認サービスを導入するまで、緊急時はサプライヤーとどのように連絡をとっていましたか?

TDKで管理している専用システムがあり、取引しているサプライヤーさんの情報は全てそこで管理していました。
このシステムからはメールを送ることができ、各サプライヤーの担当者のメールアドレスもこのシステムに入っていたので、災害時はこのシステムを使って、災害が起きたが無事かどうか、影響はないかなどのメールを手動で送っていました。
ただ、手動なので深夜だとか土日誰が送るのかというのはありました。
さらに回答が返ってきても、自動で集計されるわけではないので、手動で集計を行ってExcelにまとめ、結果を報告するという状況でした。
そのため、結果がリアルタイムではなく、深夜に地震があった場合は翌日の朝出社してからになるので、時間のロスタイムはありました。しかし、それが普通だと思っていました。

安否確認サービスを検討し始めたキッカケはなんですか?

災害発生時、情報を集めて、まとめるまでかなりの時間がかかっていました。
更に部署全体では60人くらいのメンバーが居るにもかかわらず、配信担当者は3人しかおらず、そうなるとその担当者がいなければ配信できない。で、送るまでにも時間がかかっていました。
特に就業時間外はどうするのかというのが一番困っていました。
そこで自社で導入している従業員用の安否確認サービスがあり、それを使えないかという話があがってきたのが検討のきっかけです。

トヨクモ安否確認サービスを選んだ際にポイントとなったのは何ですか?

まず、初期段階では、先程お話したように自社で利用している安否確認システムを使って、サプライチェーンまで広めていくのはどうかという動きでした。
ただ、検討していくうちに、従業員用の安否を広げていくのは難しいという結論になり、いろんな安否確認システムをみていくことになりました。
5社くらいをピックアップして、調査を進め1つのマップにしました。
その結果トヨクモの安否確認サービスは、コスト面と設問の自由度が高いという評価で選びました。
他社のサービスだと設問数や選択肢がある程度限られているものが多かったが、トヨクモのサービスは上限がなく設定できるというのは災害時のサプライチェーンとの連絡用という側面であればかなりのメリットでした。

導入後ご苦労された点は何ですか?

個人用の安否確認サービスを企業用として利用しているので、企業レベルに落とし込むのが大変でした。
特に大変だったのは、階層ですね。個人レベルであれば、職場とかで設定すればいいと思いますが、企業となるとまた違います。
最初の時は、どういう風に階層づくりを行ったらいいかと言うのは非常に悩みました。
その都度お問い合わせをして、1つずつ不明点を解消していくことによって、今では満足のいく運用ができています。

これまでの訓練・運用の実績はありますか?

かなり頻繁に使っています。
災害時はもちろんですが、事故とか不正の話とか企業のいろんな問題時にも利用しています。
というのも、今までは自社の専用システムから、都度いろんな設問を作って各企業に送るという形だったのですが、今は予め設問をテンプレート化しておいていざというときには簡単に利用できる。やはり今までと違います。導入してからかなり有効活用しています。

導入後、実際に使ってみていかがでしたか?

これまでのシステムの場合は回答を求めても2,3割返ってこない状況でした。
ただ、このシステムにしてからはかなり回答率がいいです。
やっぱり回答の際にログイン情報が不要でワンタッチで回答できるだとか結構楽ですよね。あれはかなりいいです!あのおかげで回答率がぐんと上がっていると思います。

後は集計ですね。やはり我々がほしいのは被害状況などのそれぞれサプライヤー企業の状況。影響があるとか、ないとかすぐに分かれば対応のしようがある。
影響があると回答があれば、次のアクションをすぐに取れる。そこが一番大事。

これまでは、手動での集計だったので時間がかかってしまっていましたが、今は自動集計なので情報を確認し、すぐに次のアクションが取れるというのはやっぱり素晴らしいです。
加えて、これまでは特定の人間が1日に2回とか3回手動で回答をまとめて、その都度、情報を必要としている人間や部署に共有していました。
その点、今はその情報を欲しているユーザーに閲覧権限を与えることで、伝えて伝えてという二度手間三度手間がなくなりました。
知りたい人が自らのぞきにいけば、リアルタイムの情報が確認できるというのが最大のメリットだと感じています。
我々本社の人間が間にはいらなくても、担当者が自分の担当のサプライヤーの状況を把握できるというのはスピーディーで大変満足しています。

これからどの様に運用していく予定ですか?

海外拠点での利用を考えています。
我々のサプライヤーは日本国内にとどまらず世界中にいるので、海外でも利用できるようにしていきたいです。
中華圏、ASEAN、ヨーロッパこの辺に広げていきたいと思っています。

今後の希望はございますか?

現状大変満足しています。
今後の希望として強いていうのであれば、ロゴ等のカスタマイズですね。
他の会社さんとは少し違った使い方をしていますが、企業間との緊急連絡で利用しているということもあり、安否確認サービスという名称の変更等ができたら、もう申し分ないです。
あとは、多言語対応ですね。今後海外展開していきたいので、そこができれば社内でますます加速して広めることができそうです。有効活用していきたいので期待しています!

多くのご要望を受けて、2018年10月に多言語(日本語、英語)に対応しました。

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